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教你如何筹建酒店各部门工作清单(建议收藏)
作者:新沙巴体育网站    发布时间:2019-12-11 00:36    点击次数:次   

  酒店的筹建是在集团的监控下,酒店公司直接指导下,实行总经理责任制这样展开的。首先由酒店公司根据该酒店的档次、规模等,派驻一位能力强、酒店管理知识丰富、有较好的人际关系技巧的总经理到职。

  1.与项目部联系,了解整间酒店的工程状况及进度,酒店的规模,深切了解管理公司关于该酒店的经营方向;

  2.确立酒店各部门的行政架构及部门副总监以上的人员编制,报管理公司审批,(在制定行政架构时需考虑各部门内有哪些职位需外聘——包括外国、香港、或国内,有哪些职位是可以在酒店所在城市内聘请);

  3.根据实际用人情况,草拟一份各部门经理级以上人员工资及福利待遇方案送管理公司审批。(因为这些职位是马上要到职的);

  4.根据各部门有关人员的到职安排与业主确定筹建办公室的地点,办公用品及所需用具;

  6.待集团把行政架构及经理级人员工资及福利待遇方案,以上二款合同书批准后就开始聘、财务部总监、餐饮部总监、工程部总监、人力资源部总监、市场总监、房务总监、,保安部可稍迟一些才入职,上述的职位均由总经理面试。

  到这一工作环节,整个酒店的筹建工作便全面展开。下列是每个部门的 筹建工作计划(以4-6个月的筹建期为标准);

  2.根据本部门的实际情况,酒店的规模,制定财务部的组织架构图及人员的编制;

  根据酒店及当地的实际情况,与总经理、人力资源总监一起研究。确定酒店开业后的员工工资及福利待遇,筹建期间,培训期间的员工工资及福利待遇。(先由人力资源经理做大量的市场调查后才能确定);

  4.为应付酒店筹建期间的财务运作的需要,需提前明确聘请出纳及会计师,并争取在筹建最初期到职;

  5.制定出酒店开业后(筹建期间也适用),酒店各部门使用长途电话及复印机的控制等程序与政策;

  7.在总经理的指导下,制定出整个酒店从筹建到开业前的行政费用、采购费用、员工福利待遇费用预算报集团;

  9.在总经理的指导下,与人力资源总监研究、确定筹建期间员工的各种劳动合同;

  10.与集团及供应商研究酒店所购置的电脑系统,根据使用情况,提出改进方案;

  12.到工地现场察看,并收集各部门的计划,向酒店各部门、施工单位提交酒店开业时所需用的电脑(如电脑房、前台、餐厅及娱乐部收款)的安排位置及整个酒店所需电脑终端的数量;

  13.根据酒店的实际情况,制定出各仓库所需面积及数量的计划报总经理送至项目中心(与行政副总研究);

  14.审核各部门制定的并报至财务部的营运设备及用品采购计划及印刷品印刷计划;

  17.制定招聘部门员工的招聘计划(结合整个酒店),包括:招聘时间、地点、招聘标准、招聘程序、初试、复试的试题、录取程序等。(特别审核招聘广告费、经办费等的费用);

  19.与各部门经理讨论部门之间工作衔接及工作标准、程序等(因为很多财务的规章制度、政策与程序是与各部门有关的);

  20.对所有需采购的营业设备及用品进行多次报价并与各部门确定标准及款式(定样);

  23.督促餐饮成本会计部核算餐饮部交来的各种菜式份量构成表,确保餐饮部的食品及饮品成本控制在酒店当局规定之下;

  24.制定整个开业前的用款计划,送酒店公司审批后交置业集团审批。(可按月或按15天);

  25.审核各供应商报价,与酒店公司、总经理确定供应商后, 并与之签定采购合同,酒店开业所需之营运物品全面展开采购;

  26.审核各部门提交的部门营业预算,在总经理的指导下, 制定酒店开业后一年的营业预算并送置业集团审批;

  32.加强员工的培训,组织前台接待收银员进行外币兑换、鉴别及信用卡业务等的培训;

  33.完成酒店开业后对内及对外的各种财务报表在电脑的建立并对有关员工进行该项目的操作培训;

  34.结合整个酒店的计划,制定出酒店开业的整个开业典礼的费用。并做好与之有关的准备工作;

  36.与供应电脑的公司配合,彻底完成电脑系统的安装调试,使整个系统能按酒店开业之运作要求运行;

  37.由电脑公司对前台收款员,餐厅收款员,财务部有关人员进行使用该套电脑的培训;

  40.大约距离开业二至三周,本部员工到酒店自己的工作岗位作试运作培训,特别是收款员,一定要把所有的收费价格熟记下来;

  2.根据酒店的规模及经营方针,制定餐饮部的组织架构图及人员编制, 送总经理审批;

  3.按照组织架构及人员编制,拟定招聘外职人员计。但这个计划必须是 根据餐饮部 的整个经营方针,主要是一些技术部门(如厨师)等,并送总经理审批;

  4.与项目中心联系(或通过工程经理)取得餐饮部每个营业场所的平面设计图参阅;

  5.到工地现场察看,检查餐饮部内部经营场所及后勤设施面积的比例是否合理,有修改的地方,拟定一份完整的建议书由总经理交给项目中心;

  6.如需要有外聘人员,则要拟定一份外聘人员的工资及福利待遇方案送酒店公司公司及总经理审批报业主审批,并争取尽快到职(特别是中西餐厨师长);

  8.培训文员,确定餐饮部筹建期间及开业时各种发出及收入文件的归类、存档方法;

  9.制定本部门所有营运设备、用品的采购清单及所有印刷品的印刷计划并送总经理及财务部审核;

  11.与厨房设备供应商讨论厨房设备的采购项目,标准及质量(包括日、 西餐厨房);

  12.根据各个餐饮经营场所的特点,确定各餐厅或娱乐场所的中、英文 名字及标志;

  13.制定整个餐饮部的经营方针政策,(如:成本率、客源比例、营业 时间、经营手法等);

  14.结合本部门的运作,编写一套餐饮的操 作手册(包括餐饮部的政策 与程序、工作职能及工作描述等);

  16.制定招聘员工的计划(结合整个酒店),包括:招聘时间、职位、人数、对象、地点、复试的试题、录取程序等;

  18.根据餐饮部的操作政策与程序,与各部门经理讨论部门之间工作衔接问题;

  21.与印刷商讨论餐饮部所有菜牌、酒水牌等对客印刷品的款式、颜色、规模、构成,并争取定稿印刷;

  22.与财务部经理(或采购部经理)及供应商洽谈,确定餐饮部各种采购物品的样板;

  24.确定餐饮部各餐厅的招牌菜(即特色菜),并编制成完整的资料交营业推广总监,结合酒店整体宣传推广;

  33.采购物品到位,与财务部核实所到之货物是不是所采购之货物的全部,是否合乎样板标准;

  35.所有员工距开业前一个月进场进行实务操作培训(特别是厨房员工要试业);

  37.到仓库领取开业时整个餐饮部所需用之器皿、物品、食品及饮品等作好记录,并摆设及妥善放存;

  3.收集各部门制定的组织架构图及人员编制方案,与总经理等高层管理人员研究讨论。制定出整个酒店的行政架构图及人员编制方案,并送集团审批;

  4.对当地酒店业员工工资及福利、待遇作大量的市场调查,与总经理、财务经理讨论制定出酒店开业后的各级员工的工资、福利、待遇以及筹建期间员工工资、福利、待遇等,并报酒店公司审批;报置业集团审批

  5.设计出酒店开业后需用的所有人事管理表格,交采购部作适量印刷(这些表格在筹建期间可适用);

  8.根据酒店的施工进度,收集各部门的招聘员工计划,编制出一套完整的招工方案,并送总经理审批;

  10.草拟酒店《员工手册》,反复与总经理及各部门总监讨论。定稿后,交财务部安排印刷,员工入职后人手一册;

  11.为应付员工招聘后的大量培训工作,培训部专员安排入职,并与总经理、及各部门经理讨论,审理各部门的培训计划,并最后定案。培训部经理制定一套整体计划:员工入职培训、英语培训、管理人员培训、秘书培训等;

  12.制定本部门开业时需用的物品采购清单(特别是员工更衣柜、员工食堂、员工宿舍房、培训器材等的采购);

  13.与工程部经理及项目中心、施工单位负责人到酒店工地现场察看员工更衣室、淋浴室、卫生间、员工食堂、倒班房等的面积及位置是否合理;

  14.按计划全面展开员工招聘,经多次考核员工被录取后经统一体检合格后,与他们签定培训期合同;

  15.安排对被录取的员工进行有系统的培训(包括专业理论、专业操作及外语);

  2.与房务经理工程部经理联系,取得前台部所管辖范围地平面设计图,到酒店工地现场察看,对不合理的提出修改方案(特别是前台柜台,礼宾部柜台,商务中心,康乐设施部门等)。特别了解电话机通讯设备的购买、安装情况,向业主提供有理化建议;

  6.制定前台部开业需用的各种营运设备,服务用品的采购计划及印刷品的印刷清单,并提交至财务部。编写酒店的分机号码安排,计算酒店电线.深切了解酒店的各种房间的设施、面积,与总经理、营业总监等讨论确定本酒店的房间级别及经营方针、政策;

  8.结合本部门的实际情况,编写出前台的各岗位、各职级员工的工作职能、工作描述及整个前台部工作的政策与程序;

  9.与财务部一起与电脑供应商研究酒店所购置的电脑系统对于前台的实用程度,对不完善的地方提出改进方案。

  12.制定招聘本部门员工(包括各分部门的经理、主管等)的招聘计划,包括:

  14.收集各部门能向客人提供什么服务资料,编写酒店服务指南,送总经理审批后由财务部安排外印刷,开业时每间客房放置一本;

  15.配合酒店的统一招聘,把前台部的招聘工作落实,员工到职后展开有系 统的培训;

  17.制定酒店开业后一年内前台部的费用预算及营业收入预算,交财务总监(事前必先制定由前台部管理的部门的有关收费价格);

  18.2安排总机房人员进行国际线安排有关人员(包括大堂副经理及接待部员工)对客人登记制度,要求公安局派人作专门培训;

  19.与市场营销部、餐饮部、管家部等讨论接待重要客人的服务程序,报总经理审批后归入本部的工作政策与程序之文件中;

  2.向工程经理索取管家部所管辖的范围的平面设计图并察看酒店施工现场的实际情况,如有不妥善之处应及时向有关人员提出更改方案并知会总经理,督导项目中心尽快建立各种房间类别的样板房;3.根据酒店的规模,制定本部门的组织架构图及人员编制,送人力资源部及总经理;

  5.根据酒店的规模,餐饮娱乐设施,员工总人数等计算洗衣房设备的需求量,列出采购清单报房务经理提交总经理;

  6.制定本部门开业需用的营运设备、物品采购清单、所有印刷品的印刷计划送财务部汇总;

  7.根据各部门(特别是餐饮部)制定的并汇总到管家部的布草数量,整理出一份全酒店布草采购清单送财务部统一采购;

  8.根据酒店的总人数及各部门、各级别的实际情况,制定整个酒店的制服采购清单送财务部;

  9.结合本部门的实际情况、编写管家部开业后的各级员工的工作职能、工作描述及整个管家部的工作政策与程序;

  10.编写管家部对员工培训的培训内容及培训课程安排(要分开每个部分,如:

  14.制定整个酒店开业时需用之绿色植物及花卉数量,并与有关方面(供应商)洽谈酒店以后上述植物的供应情况,并争取签定合同;

  15.与财务部及供应商研究讨论并确定管家部所采购之营运设备、经营用品、清洁用品之样板;

  16.与各部门总监讨论各部门、各级别之制服样板,最后由总经理审定;报业主审批

  21检查各种采购物品的到位情况,特别是员工制服,安排各部门员工身,有更改的及时提出方案;

  2.与酒店总经理及酒店项目中心负责人联系,索取整个酒店的所有设计图纸(包 括土建、每层平面设计、装修、各机电设备系统安装);3.根据施工单位提供的图纸,到酒店施工现场进行实地察看,并按每个系统有规律地记录实际施工与图纸的差异,实际酒店的需求与图纸的差异,向有关方面反映;

  5.征求各部门总监对酒店施工与原设计以及实际经营所需的差距提出建议,并整理成正规文件上报总经理及有关部门;

  6.复制各部门所有的平面设计图给每个部门总监,并按酒店的运作规律,各部门的要求,设计、安排酒店各后勤用地的位置(如办公室、仓库等);

  8.跟催、督促项目中心或施工单位按开业后的标准装修样板房,待业置业总经理、项目中心总经理,酒店总经理等确认后所有客房才能装修施工;

  9.制定本部门开业所需之物品及维修工具的采购清单、工程部所需印刷品之印刷计划送财务部汇总;10.制定工程部筹建期间的规章制度及开业后各系统、各级别员工的职能、工作描述及整个工程部工作政策与程序;

  15.制定酒店开业后一年内工程部总的费用预算(包括全酒店每月用水、电、煤气、维修费用、员工工资等);

  21.开业前,绘制出一套按酒店实际装修、施工及机电设备安装的线路图存入工程部资料保管室保管。

  2.与工程经理一起,到酒店施工现场察看,了解酒店的规模、配套部门、总体布局等;3.制定本部门的组织架构图及人员编制送总经理审批;

  8.编写保安部各级员工的工作职责、工作描述,及整个保安部运作的工作标准及程序;

  15.与酒店所在地区公安局及消防局负责人取得联系,为酒店开业办理有关手续及登记;

  20.对酒店的停车场之管理,设立系统及程序,提交总经理审批;21.酒店开业前,组织一次全酒店的“火警演习”;

  2.与工程部经理联系,确定销售部位置及平面设计图,到酒店现场察看,对不合理的提出修改方案;

  6.制定销售部开业需用的各种设备、用品的采购计划及印刷品清单,并提交至财务部;

  7.深切了解酒店的各种房间的设施、面积及酒店所有设施,与总经理、客务总监、餐饮总监、财务总监等讨论确定本酒店的房间级别及经营方针、政策;

  8.结合本部门的实际情况,编写出销售部的各岗位、各职级员工的工作职能、工作描述及整个销售部工作的政策与程序;

  9.开始进行大量当地酒店市场及商务、旅游、餐饮、娱乐等市场调查,收取各种材料,建立完整市场调查档案库,完全了解当地市场状况;

  10.结合本酒店实际情况,与总经理、各部门经理等研究,确定酒店市场定位、客源结构、经营方针、经营目标、确定本酒店的主要竞争对手等,并制订酒店各种房价结构(包括餐饮部分),完成酒店开业市场推广计划及预算(MARKETING PLAN),提交总经理审批;

  招聘人数、职位、招聘条件、招聘程序、初试、复试的试题、录取程序等;(需考虑尽量从对手酒店招募有经验及客源的人员)

  17.制订筹建期及开业推广销售方案及预算,确定市场推广计划、销售计 划、公关广告计划等,对销售人员进行客源市场划分及工作安排,并确定相关促销方案(必须包括商务、政府部门、银行业、旅游业等);

  18.至少在酒店开业前3个月,根据计划全面展开大量市场推广及销售工作,包括邮寄、传真、电子邮件、因特网、电视及报纸广告、国际及国内旅游展销会等,签订大量商务及旅游业和约,为酒店试业及开业奠定客源基础,以期在市场竞争中掌握主动。

  19.与客务部、餐饮部讨论接待重要客人的服务程序,报总经理审批后归入本部的工作政策与程序之文件中;

  20.与电脑部、前台及财务部完成酒店开业后各种报表及数据在酒店电脑 系统的建立,特别是市场部所需的各种统计数据;

  21.与各部门协调,筹办酒店开业典礼,确认佳宾名单及安排接待程序,进行彩排;

  1.与市场推广及销售总监及总经理确定酒店标志、字体,酒店主体色调、所有客房、餐饮娱乐部门设施的的标志、名称,酒店内部各种指示牌的设计图案(CI OR VI设计)等,报总经理审批;2.了解当地广告、印刷市场情况;

  3.协助各部门美术制作,包括所有酒店对客印刷品及宣传品;4.设计酒店报纸、电视广告,及主要口岸广告牌;

  6.与本地及主要客源城市各宣传媒体、政府部门等建立良好合作关系,提供各种酒店消息,争取筹建期多见报多暴光,提高酒店良性知名度;

  7.按酒店规定的预算,列出酒店各种宣传广告所需媒体及费用明细报市场推广及销售总监和总经理审批。

  8.设计及审定酒店各种印刷品的颜色及排版等,报市场推广及销售总监和执行总经理审批。

  9.策划酒店开业典礼的整个程序,预算被邀请参加典礼之政府部门及其它人员名单,待审批后负责与销售部派发请柬。

  以上部门管理人员到岗不分先后,具体的根据酒店项目的进场实际情况与招聘情况而定。

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